แนวคิด
              ในงานนำเสนอนั้น นอกจากสไลด์แล้วสิ่งที่จำเป็นอีกอย่างก็คือ เอกสารประกอบการบรรยาย ซึ่งแจกจ่ายให้ผู้ฟังเพื่อจดบันทึกขณะการบรรยาย ส่วนผู้บรรยายก็มีบันทึกข้อสรุปสิ่งที่บรรยายใสแต่ละ สไลด์ ซึ่งสามารถพิมพ์ออกมาได้เช่นกัน

              การทำบันทึกย่อนอกจากจะช่วยให้ผู้บรรยายไม่ลืมประเด็นสำคัญในสไลด์แต่ละแผ่นแล้วยังช่วยให้
จัดลำดับการบรรยายได้ดีขึ้น บันทึกย่อนี้จะมีจำนวนเท่ากับจำนวนสไลด์ที่สร้างไว้ เมื่อลบสไลด์แผ่นใดไปบันทึก ้ย่อของสไลด์นั้นจะถูกลบไปด้วย หรือถ้าย้ายสไลด์ใด บันทึกย่อของสไลด์นั้นจะถูกย้ายตามไปด้วย
      กรอกบันทึกย่อในมุมมองปกติ

1. คลิกปุ่ม Normal View
2. คลิกสไลด์ที่จะใส่บันทักย่อ
3. คลิกแล้วกรอกข้อความ

    
 การกรอกบันทึกย่อในมุมมอง Slide Sorter ( ตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง )

1. คลิกปุ่ม มุมมองตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง (Slide Sorter View)
2. คลิกปุ่ม บันทึกย่อของผู้บรรยาย (Notes)
3. คลิกสไลด์ที่จะใส่บันทึกย่อ
4. กรอกข้อความ
5. คลิกปุ่ม ปิด (Close)

รูปแบบของเอกสารประกอบการบรรยาย (Handout Master)
               โดยหลักแล้วใช้เพื่อกำหนดตำแหน่งและรูปแบบข้อความที่ใส่หัวกระดาษ ท้ายกระดาษและเลข
สไลด์ ส่วนการกำหนดจำนวนสไลด์ต่อหน้า ( 2, 3, 6 หรือ 9 ) นั้นเพื่อเป็นแนวทางให้เห็นภาพในการจัดองค์ ประกอบเท่านั้น อาจกำหนดให้ตรงกับที่สั่งพิมพ์จริงหรือไม่ก็ได้ โดยจะยึดตามที่เลือกตอนสั่งพิมพ์เป็นหลัก
เช่น ถ้ากำหนดเป็น 6 สไลด์ แต่ตอนสั่งพิมพ์เลือกแบบ 2 สไลด์ต่อหน้า ก็จะพิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์แบบ
2 สไลด์ต่อหน้ากระดาษได้เหมือนกัน

1. เลือก มุมมอง (View) >> ต้นแบบ (Master) >> ต้นแบบเอกสารประกอบคำบรรยาย >> (Handout Master)
2. คลิกเลือกจำนวนสไลด์ต่อหน้า
3. ใส่ข้อความและตกแต่งรูปแบบ
4. คลิกเพื่อปิดต้นแบบ

               ก่อนพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ ควรกำหนดพื้นที่ที่จะพิมพ์ให้ตรงกับขนาดกระดาษที่ใช้ พร้อมทั้งกำหนดแนวที่จะพิมพ์ด้วยคือพิมพ์ในแนวนอนหรือแนวตั้ง

1. เลือกคำสั่ง แฟ้ม (File) >> ตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup…)
2. เลือกขนาดที่จะพิมพ์
3. กำหนดแนวการพิมพ์สไลด์
4. กำหนดแนวการพิมพ์บันทึกย่อและเอกสารประกอบการบรรยาย
5. คลิกปุ่ม ตกลง (OK)

1. เลือกคำสั่ง File > Print ( แฟ้ม > พิมพ์ )
2. ถ้ามีเครื่องพิมพ์หลายเครื่อง ให้คลิกเลือกเครื่องพิมพ์
3. ระบุสไลด์ที่ต้องการพิมพ์ โดยเลือกออปชั่นที่ต้องการในกลุ่ม Print range ( ช่วงระยะที่พิมพ์ )

• All ( ทั้งหมด ) เพื่อพิมพ์ทุกสไลด์
• Current Slide ( ภาพนิ่งปัจจุบัน ) เพื่อพิมพ์เฉพาะสไลด์ที่มีเคอร์เซอร์อยู่
• Selection ( ส่วนที่เลือก ) เพื่อพิมพ์เฉพาะสไลด์ที่เลือกไว้
• Custom Show ( การนำเสนอที่กำหนดเอง ) เพื่อพิมพ์เฉพาะสไลด์ที่เลือกไว้เป็นชุดต่างหากแล้วเท่านั้น
• Slides ( ภาพนิ่ง ) เพื่อพิมพ์เฉพาะสไลด์ตามลำดับที่ระบุไว้ในช่องข้างๆ

4. ระบุจำนวนชุดที่จะพิมพ์ในช่อง Number of copies ( จำนวนสำเนา )
5. เลือกสิ่งที่ต้องการพิมพ์ให้เป็น Handouts ( เอกสารประกอบการบรรยาย )
6. เลือกจำนวนสไลด์ที่ต้องการพิมพ์ใน 1 หน้ากระดาษ ที่ช่อง Slides per page ( จำนวนภาพนิ่งต่อหน้า )
7. เลือกการเรียงลำดับสไลด์ที่จะพิมพ์ในส่วนของ Order ( ลำดับ ) โดยเลือกเรียงลำดับสไลด์ตามแนวนอน
( Horizontal ) หรือแนวตั้ง ( Vertical )
8. คลิกปุ่ม OK ( ตกลง )